Informations generales

1.         INSCRIPTION

Les Membres et les Observateurs de l’UIP sont priés d’inscrire les délégués qui participeront à la 140ème Assemblée de l’UIP au moyen du portail d’inscription en ligne sur le site officiel de l’UIP (www.ipu.org).

2.         LANGUES

L’anglais et le français sont les langues officielles de l’UIP. Le Secrétariat de l’UIP assure néanmoins l’interprétation simultanée dans les quatre langues de travail de l’Organisation – à savoir l’anglais, l’arabe, le français et l’espagnol – pour les séances plénières de l’Assemblée ainsi que pour les séances du Conseil directeur et des quatre Commissions permanentes.

Quatre autres canaux d’interprétation ont été réservés pour le chinois, le japonais, le portugais et le russe pour les séances de l’Assemblée et du Conseil directeur ainsi que pour certaines réunions des Commissions permanentes. Ces cabines sont mises à disposition à titre gracieux et peuvent être utilisées par les équipes d’interprètes des langues concernées.

D’autres cabines d’interprétation peuvent être demandées par les délégations intéressées d’ici au 10 Mars 2019 au secrétariat de la 140ème Assemblée de l’UIP auprès du Conseil D Alshura de l’Etat du Qatar, à l’adresse indiquée au point 15 g). Les frais y relatifs seront à la charge des délégations intéressées. Les demandes seront par ailleurs traitées dans l’ordre où elles auront été reçues.

 

3.         RESERVATIONS DE CHAMBRES D’HOTEL

Des informations sur les hôtels officiels des délégations à la 140ème Assemblée de l’UIP sont disponibles dans la brochure sur les hôtels (annexe 1) en cliquant ici. Les demandes de réservations de chambres d’hôtel seront traitées dans l’ordre où elles auront été reçues. Il est donc recommandé aux participants de réserver leurs chambres rapidement et dans tous les cas d’ici au 10mars 2019.

Les délégués sont priés de procéder à leurs réservations en ligne directement avec les hôtels, sur la base de la liste des hôtels officiels disponible sur le site web de l’Assemblée (www.doha140ipu.qa) ou dans la brochure d’information sur les hôtels.

D’autre part, les délégués sont priés de remplir et renvoyer le formulaire de réservation d’hôtel ("Formulaire 1" en annexe) au Secrétariat de la 140ème Assemblée de l’UIP auprès du Conseil d Alshura de l’Etat du Qatar. Ce formulaire peut également être téléchargé sur le site de l'Assemblée (www.doha140ipu.qa) en cliquant ici.

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Il est à retourner, rempli, par courriel ou par fax à :

Courriel :     Shura@doha140ipu.qa

Fax :            +974 4444 5000

Les règles applicables aux réservations et en cas d’annulation ou de non-présentation sont disponibles sur les sites web des différents hôtels ainsi que sur le site web de l’Assemblée.

4.         VISAS

Pour obtenir un visa d’entrée au Qatar, une demande doit être déposée le plus tôt possible et dans tous les cas avant le 10 mars 2019, et le formulaire de confirmation et d'information rempli (ci-joint), une photo et une copie du passeport (dont la date de validité doit être d'au moins six mois postérieure à la date de fin de l'Assemblée) doivent être envoyés à :

shura@doha140ipu.qa

ou par

Fax au n° : +974 4444 5000

Les formulaires et l'information détaillée peuvent également être téléchargés du site officiel de l'Assemblée : en cliquant ici

DOC PDF

5.         FORMALITES DOUANIERES

Des informations sur les formalités douanières sont disponibles sur le site web des douanes du Qatar : www.customs.qa.

 

6.         ARRIVEE ET DEPART

Afin de faciliter le travail du service d’accueil, les participants sont priés de communiquer des informations précises sur leur arrivée et leur départ – notamment leurs dates et heures d’arrivée et de départ ainsi que leurs numéros de vol – au moyen du formulaire d’arrivée et de départ en annexe ("Formulaire 2", qui peut également être téléchargé sur www.doha140ipu.qa). en cliquant ici

DOC PDF

Ce formulaire doit être rempli et renvoyé d’ici au 10 mars 2019 au secrétariat de la 140ème Assemblée de l’UIP auprès du Conseil d Alshura de l’Etat du Qatar. Tout changement doit également être signalé à ce secrétariat.

 

A leur arrivée, les délégués seront priés de présenter leur passeport au service des douanes et de l’immigration. Une équipe sera présente à l’aéroport international Hamad de Doha pour accueillir et aider les délégués dans leurs démarches.

 

Un guichet d’accueil sera également mis en place pour tous les participants arrivant à l’aéroport afin de faciliter leur arrivée, leur départ et leur transfert entre l’aéroport et les hôtels.

 

7.         ETIQUETTES ET AUTOCOLLANTS DE BAGAGES

Des étiquettes et autocollants de bagages seront fournis aux délégués pour faciliter le travail du service d’accueil à l’arrivée. Les délégués sont priés d’apposer une étiquette et un autocollant sur chaque bagage.

 

8.         TRANSFERTS

Des transferts seront organisés entre l’aéroport international Hamad de Doha et les hôtels officiels, tant à l’arrivée qu’au départ des délégués. Le transfert des délégués sera également assuré pour toutes les manifestations officielles durant l’Assemblée.

 

9.         BUREAUX D’INFORMATION

Des bureaux d’information seront ouverts du 2 au 11 avril 2019 à l’aéroport international Hamad de Doha ainsi que dans les halls d’entrée des hôtels officiels.

 

10.        SECURITE

Le Parlement hôte prendra les mesures nécessaires pour assurer la sécurité de tous les Présidents de parlement, délégués et invités ainsi que de leurs effets personnels pendant la 140ème Assemblée de l’UIP, et ce jusqu’au moment de leur départ du Qatar.

 

Le Parlement hôte sera responsable de la sécurité dans les locaux de l’Assemblée, les hôtels, les restaurants et les autres sites concernés par l’événement.

 

Les délégués sont priés de porter en permanence le badge d’identité qui leur a été fourni pour la 140ème Assemblée, tant dans les locaux de l’Assemblée que lors de toutes les manifestations officielles auxquelles ils sont invités.

 

Chaque badge d’identité sera pourvu d’une photo. Par conséquent, les délégations sont priées d’envoyer une photo couleur de chaque participant par courriel à l’adresse shura@doha140ipu.qa d’ici au 10 mars 2019. Les photos devront avoir une résolution de 480 x 640 pixels ou plus et être converties en format JPEG (.jpg), 300 dpi, avec un nom de fichier contenant le nom, le titre et le pays du participant. 

 

Afin de faciliter le travail du personnel chargé de la sécurité, les badges d’identité porteront un code de couleur. Toute perte du badge d’identité devra être annoncée au bureau d’inscription et d’information. Les délégués sont priés de présenter leur badge au personnel de sécurité à l’entrée du Sheraton Convention Centre.

 

11.        SERVICE MEDICAL

Des services de premier secours et une équipe médicale seront disponibles dans les hôtels et dans les locaux de l’Assemblée. Toutes les autres prestations médicales seront à la charge des participants. Les participants sont invités à souscrire une assurance maladie appropriée. De plus amples informations sur les services médicaux sont disponibles sur le site web de l’Assemblée (www.doha140ipu.qa).

 

12.        ASSURANCE

Il est recommandé aux participants de souscrire une assurance tous risques.

 

13.        SERVICE DE PRESSE

Un service de presse sera ouvert au Sheraton Convention Centre pendant toute la durée de l’événement. Il se chargera des relations avec la presse écrite, la radio et la télévision nationales et internationales. Ce service sera sous la responsabilité du Directeur de la communication de l’UIP et d’un représentant des médias désigné par le Parlement hôte.

 

Les journalistes souhaitant couvrir les réunions doivent suivre la procédure d’accréditation prévue par le service de presse afin d’obtenir leur accréditation et leur badge d’identité.

 

14.        AUTRES SERVICES DISPONIBLES SUR PLACE

Le Sheraton Convention Centre dispose des services suivants :

 

  • bureau de poste,
  • banque et bureau de change,
  • téléphone et fax à l’international, Internet et pool de saisie de texte, restaurants et cafés, et
  • agence de voyage.

 

15.        AUTRES INFORMATIONS UTILES

a)       Climat

En avril, la température à Doha varie entre 22 °C et 33 °C. Le temps est souvent pluvieux.

 

b)       Réseau électrique

La tension électrique au Qatar est de 220 volts avec une fréquence de 50/60 hertz. Les prises sont de type G. Les participants dont les appareils électriques fonctionnent à une tension plus basse ou avec un autre type de prise devront se munir d’un transformateur ou d’un adaptateur.

 

c)       Fuseau horaire

L’heure locale correspond à GMT+3.

 

d)            Monnaie et services bancaires

La monnaie officielle du Qatar est le riyal qatarien (QAR). Un dollar E.-U. (USD) correspond à environ 3,65 QAR.

 

Les devises peuvent être échangées dans les banques ou les bureaux de change.

 

Les principales cartes de crédit sont acceptées presque partout.

 

e)            Numéros de téléphone d’urgence

 

Secrétariat de la 140ème Assemblée

+974-4421 0000/4414 0000

Police

999

Pompiers

998

Ambulance/premiers secours

997

 

f)            Téléphones

Les réseaux du Qatar sont excellents et compatibles avec les principales marques de téléphones portables. Des cartes SIM locales peuvent être achetées sur place.

 

g)            Messages à l’attention des délégués

Les messages à l’attention des délégués doivent mentionner clairement le nom du destinataire ainsi que le Parlement membre, le groupe national ou l’organisation dont il fait partie, indiqués de la manière suivante :

 

Nom (nom du délégué)

Délégation de (pays/organisation)

 

Les délégués peuvent recevoir des messages à l’adresse et aux numéros suivants :

 

Téléphone:

+ 974-4421 0000/4414 0000

Fax:

+ 974-4444 5000

Courriel:

shura@doha140ipu.qa

 

Les messages et courriers à l’attention des délégués seront déposés dans leurs casiers au Sheraton Convention Centre.

 

16.     RECEPTIONS ET EVENEMENTS SOCIAUX

Réception en l’honneur du Comité exécutif de l’UIP

 

Date

4 avril 2019

 

 

 

Cérémonie et réception inaugurales

 

Date

6 avril 2019

Lieu

Hôtel Sheraton Doha

 

Réception en l’honneur du Forum des femmes parlementaires

 

Date

7 avril 2019

 

 

 

Soirée réservée aux réceptions des ambassades

 

Date

8 avril 2019

 

Soirée culturelle

 

Date

9 avril 2019